SAP est un programme de traitement de données de la société allemande du même nom, consistant en 5 grands modules fortement liés les uns aux autres :
ERP : Enterprise Resource Planning
PLM : Product Lifecycle Management
SCM: Supply Chain Management
SRM : Supplier Relationship Management
CRM : Customer Relationship Management
Ces différentes parties permettent quasiment de suivre l’ensemble d’une entreprise de A à Z. Chaque fournisseur, chaque matière première et chaque étape de production y sont définis. Les coûts, les prix et les réductions peuvent être attribués aux produits finis et ceux-ci sont ensuite affectés à des clients spécifiques par le biais de bons de commande. Les factures des fournisseurs y sont introduites et les factures destinées aux clients sont générées par le programme. Toutes les approbations nécessaires sont effectuées via une transaction spécifique et un aperçu des postes ouverts peut être exporté sous la forme d’un rapport Excel. Et ce n’est que le début, car je ne peux que décrire les étapes que j’ai déjà moi-même rencontrées. Selon moi, SAP est un outil très convivial si vous parvenez à retenir les transactions nécessaires ou si vous les ajoutez comme favori dans une liste. Sinon, c’est énorme.
L’utilisation exacte de SAP varie d’une entreprise à l’autre. Dans certains cas, chaque département est responsable de sa propre partie, alors qu’il est également possible d’avoir un département qui chapeaute les données globales de référence. C’était par exemple le cas chez Alken-Maes où au sein de ce département je devais introduire toutes les informations relatives aux clients, aux fournisseurs, aux matériaux, aux prix et aux conditions. Pour ma part, l’existence d’un tel département spécialisé est un énorme avantage puisqu’il garantit la conformité et le contrôle des données introduites. Sur un autre projet, il y avait des directives mais tout le monde ne les suivait pas à la lettre. Matexi, où j’étais au moment d’écrire ces lignes, disposait également de manuels précis pour expliquer comment introduire des données et j’ai pu constater que chacun s’y tenait bien.
De nombreux employeurs considèrent que connaître un système ERP tel que SAP est un énorme avantage, car cela signifie que l’on maîtrise la logique au-delà du programme et que l’on peut rapidement travailler avec le logiciel utilisé dans l’entreprise. Si cela fait partie de vos attributions, pensez au moment de postuler à demander avec quel système ils travaillent afin de pouvoir faire des recherches au préalable. Vous ne devez évidemment pas suivre un cours en ligne, mais il est judicieux de savoir ce que peut faire l’application et à quoi elle ressemble.
J’aimerais terminer par un conseil en or pour les personnes où SAP est d’application sur leur (nouveau) projet. Vérifiez quels sont les manuels qui existent ou pas et complétez-les dans la mesure du possible. Assurez-vous que toutes les instructions sont à jour et prévoyez un petit guide de référence ou une feuille afin d’avoir immédiatement une idée de ce qui doit être rempli, où, quand et par qui. Effectuez suffisamment de captures d’écran des champs obligatoires et des listes de valeurs qui sont utilisées dans votre organisation. Vous pouvez également élaborer des listes personnalisées afin de ne voir que les valeurs autorisées, ce qui réduit les risques de saisie incorrecte.