SAP for dummies

Ananassap, appelsap, appelsiensap, bananensap, citroensap, kersensap, limoensap, pompelmoessap, tomatensap. Troebel, helder, met pulp of zonder pulp. Sap bestaat er in alle geuren, kleuren, smaken, combinaties en consistenties, maar de soort waar ik het vandaag over wil hebben, zal je niet in de rekken van je favoriete supermarkt of drankenhandel terugvinden.

SAP is een dataverwerkingsprogramma van de Duitse firma met dezelfde benaming. Het bestaat uit 5 grote modules die nauw aan elkaar verbonden zijn:

ERP: Enterprise Resource Planning

PLM: Product Lifecycle Management

SCM: Supply Chain Management

SRM: Supplier Relationship Management

CRM: Customer Relationship Management

In deze verschillende onderdelen kan bijna de volledige onderneming van A tot Z opgevolgd worden. Alle leveranciers, grondstoffen en productiestappen worden gedefinieerd. Aan de eindproducten kunnen kosten, prijzen en kortingen toegekend worden en die worden vervolgens in sales orders aan bepaalde klanten toegewezen. Facturen van leveranciers worden ingevoerd en facturen aan klanten worden gegenereerd. Alle nodige goedkeuringen verlopen via een bepaalde transactie en een overzicht van de openstaande items kan als Excel rapport uit het systeem gehaald worden. En dit alles is nog maar het begin, want ik kan alleen omschrijven welke stappen ik zelf al tegengekomen ben. Mijn persoonlijke mening is dat SAP een heel gebruiksvriendelijke tool is als je de nodige transacties kan onthouden of ze als favoriet toevoegt in een lijst. Anders is het natuurlijk wel overweldigend.

Hoe SAP exact gebruikt wordt, verschilt van bedrijf tot bedrijf. In sommige gevallen is iedere afdeling verantwoordelijk voor hun eigen deel terwijl het ook mogelijk is om een overkoepelende Masterdata afdeling te hebben. Dit was bijvoorbeeld het geval bij Alken-Maes waar ik op deze dienst alle informatie over klanten, leveranciers, materialen, prijzen en condities moest ingeven. Zelf heb ik het bestaan van een gespecialiseerde afdeling als een enorm voordeel ervaren, want dit zorgt voor uniformiteit en controle wat betreft de data entry. Op een ander project waren er wel richtlijnen, maar niet iedereen volgde die even strikt. Matexi, waar ik nu aan de slag ben, heeft ook duidelijke handleidingen over hoe iets ingevuld moet worden en ik merk dat iedereen zich hier goed aan houdt.

Veel werkgevers zien kennis van een ERP systeem zoals SAP als een enorm voordeel, want dit betekent dat je de logica erachter door hebt en je snel kan leren werken met het programma dat zij gebruiken. Als dit deel uit gaat maken van je takenpakket, vraag dan tijdens de sollicitatie ook zeker na met welk systeem zij werken zodat je op voorhand al wat opzoekwerk kan doen. Je moet natuurlijk geen online cursus gaan volgen, maar het helpt als je weet wat de toepassing zoal kan en hoe het eruit ziet.

Ik wil afsluiten met een gouden tip voor mensen die met SAP in aanmerking komen op een (nieuw) project. Bekijk welke handleidingen er wel/niet bestaan en vul aan waar mogelijk. Zorg ervoor dat alle instructies up-to-date zijn en voorzie een quick reference guide of one-pager zodat je meteen ziet wat waar, wanneer en door wie ingevuld moet worden. Maak zeker voldoende screenshots van de verplichte velden en de lists of values die binnen jouw bedrijf gebruikt worden. Je kan ook gepersonaliseerde lijsten maken zodat je enkel de toegestane waarden ziet, wat de kans op foute input vermindert.